Si gestionas una tienda online en WooCommerce, una de las primeras automatizaciones que necesitarás implementar es la generación de facturas automatizadas en WooCommerce para cada pedido realizado.
¿Creías que WooCommerce ya ofrecía esa función? Lamentablemente, no es así.
Es importante tener en cuenta que WooCommerce se desarrolló inicialmente en los Estados Unidos, donde incluso una simple nota que detalla la transacción puede ser considerada como un documento válido. Sin embargo, en otros países como Argentina, la normativa fiscal puede ser más compleja y se requiere un sistema de numeración de facturas más completo.
Para abordar esta necesidad, podemos utilizar un excelente plugin gratuito.
Un detalle importante: Por defecto, WooCommerce genera facturas simplificadas. Si necesitas facturas completas que incluyan todos los datos de la persona física o jurídica, deberás solicitar esa información a tus clientes. Esto es crucial porque hay un campo que no está presente por defecto en WooCommerce, como el CUIT en el caso de Argentina, que es esencial para las facturas locales.
Es recomendable consultar con un contador o asesor fiscal para determinar la mejor forma de facturar para tu negocio en Argentina. En muchos casos, los comercios online que también tienen una tienda física simplemente generan recibos de venta desde WooCommerce o utilizan una numeración única para los pedidos realizados en línea. Luego, para aquellos clientes que lo requieran, se genera manualmente una factura completa.
Tabla de contenidos
- Plugin de facturación en WooCommerce y cómo configurarlo
- Beneficios de tener facturación electrónica
- ¿Cómo realizar facturas automatizadas en WooCommerce en Argentina?
- Preguntas frecuentes sobre el plugin Facturante para WooCommerce
- Otra alternativa para automatizar la facturación en WooCommerce
- Resumen
Plugin de facturación en WooCommerce y cómo configurarlo
Aquí te presentamos un plugin de WooCommerce que te permite generar facturas y albaranes. Sin embargo, es importante tener en cuenta la información mínima que debe aparecer en la factura según la normativa. Te recomiendo que consultes con tu asesoría para confirmar estos detalles:
- Información de tu empresa: Puedes configurarla en WooCommerce > Facturas PDF > General, en la sección «Dirección de la tienda».
- Fecha de compra: Se genera automáticamente.
- Número de pedido: Aunque en algunas localidades no es obligatorio, resulta útil para la gestión interna. Puedes encontrarlo en WooCommerce > Pedidos.
- Número de factura: Define los prefijos, sufijos y tipo de numeración en WooCommerce > Facturas PDF > Documentos.
- Identificación del cliente:
- Si vendes directamente al consumidor final, no es necesario incluir los datos del comprador, solo el número de pedido es suficiente.
- Si vendes a empresas o autónomos, necesitas incluir toda la información del comprador.
- Detalles de los productos adquiridos, incluyendo el desglose de impuestos.
- Monto final, con el correspondiente desglose de impuestos.
Se debe tener en cuenta que es fundamental activar los impuestos en WooCommerce > Ajustes > General y marcar la casilla de “Activar impuestos”, además de configurarlos adecuadamente. De lo contrario, no se reflejarán en el documento PDF generado. Si aún no has configurado los impuestos, puedes seguir esta guía de configuración de impuestos en WooCommerce.
Además, también puedes generar «Notas de Entrega», que son documentos similares a los remitos, para incluirlos en los paquetes de envío en caso de que vendas productos físicos.
Beneficios de las facturas automatizadas en WooCommerce
- Optimización de tiempo y recursos: La tarea de facturación es repetitiva y consume tiempo que podría dedicarse a actividades más productivas. Automatizar este proceso con el plugin de Facturante para WooCommerce permite liberar a tu equipo de tareas tediosas y enfocarse en actividades que agreguen valor al negocio. El sistema toma los datos de cada venta y los procesa de manera eficiente, lo que ayuda a agilizar el flujo de trabajo y mejorar la productividad de la empresa.
- Mejora de la experiencia de compra: La automatización de la facturación beneficia la experiencia de compra de tus clientes de varias maneras. Los compradores reciben su comprobante de manera inmediata, lo que genera confianza en la transacción y en tu marca. Además, si la emisión de la factura es necesaria para despachar el producto, automatizar este proceso agiliza los tiempos de entrega. Al tomar los datos de las ventas desde su origen, se minimiza la posibilidad de errores en la emisión de la factura, lo que ayuda a evitar fricciones con los clientes.
- Generación de reportes automáticos: Además de la facturación, Facturante ofrece la posibilidad de generar informes contables e impositivos de forma automática. Estos informes pueden ser exportados o enviados por correo electrónico al contador con un solo clic. También puedes acceder a reportes sobre tu negocio, como la cantidad de comprobantes emitidos, la recaudación del período, el ticket promedio, entre otros, lo que te brinda información valiosa para la toma de decisiones.
¿Cómo realizar facturas automatizadas en WooCommerce en Argentina?
Para llevar a cabo este proceso, nos valdremos de la integración de FACTURANTE, especialmente diseñada para la República Argentina. Es importante tener en cuenta que existen varios plugins y empresas que ofrecen este servicio. Sin embargo, al tratarse de una integración avanzada y directamente vinculada con AFIP, estas funcionalidades suelen estar disponibles a través de servicios de pago.
Para poder utilizar el plugin es necesario que tengas cuenta en Facturante.
1- Descargá el plugin en tu computadora.
2- En el menú de WordPress, hacé clic en Plugins > Añadir nuevo.
3- Dirigite a la sección Ajustes de WooCommerce, no de WordPress.
4- Si el plugin está activado, encontrarás la sección «Configuración Facturante», donde deberás ingresar los siguientes detalles:
- Correo electrónico de usuario en Facturante. ¿Aún no tienes una cuenta en Facturante? Puedes crear una de forma gratuita. Es importante destacar que para utilizar el plugin necesitarás contar con un Plan Plus o superior. Para obtener información sobre los planes disponibles, contáctanos a [email protected].
- Contraseña de tu cuenta de Facturante.
- ID de empresa. Este es el identificador empresarial proporcionado por Facturante. Para obtenerlo, contáctanos a [email protected] y proporciona tu CUIT, nuestro equipo te proporcionará las instrucciones necesarias.
- Punto de venta. Este es el prefijo que aparece en tus Comprobantes y que ingresaste en tu cuenta de Facturante, por ejemplo: 0005.
- Habilitar facturación automática. Marca esta opción si deseas que la facturación se realice de forma automática.
- Estado del pedido para ser facturado. Si has optado por la facturación automática, puedes configurar en qué estado del pedido deseas que se envíe la Factura Electrónica.
- Habilitar emisión automática de Notas de Crédito. Marca esta opción si deseas que, cada vez que el pedido se encuentre en el estado que configures, se emita automáticamente una Nota de Crédito para anulación total.
- Estado del pedido para emitir Nota de Crédito. Si has optado por la generación automática de Notas de Crédito, puedes configurar en qué estado del pedido deseas que se emita la NC.
- Habilitar facturación a tratamientos impositivos con CUIT. Esta opción está destinada a las empresas que son Responsables Inscriptos. Facturante emitirá una Factura A a los compradores que ingresen una CUIT en lugar de un DNI.
Preguntas frecuentes sobre el plugin Facturante para WooCommerce:
¿Es necesario tener una cuenta en Facturante para utilizar el plugin?
- Sí, para configurarlo necesitarás ingresar las credenciales de tu cuenta. Puedes registrarte de forma gratuita en Facturante aquí.
¿Cómo Facturante decide qué tipo de Comprobante emitir?
- El tipo de comprobante se determina a partir del DNI/CUIT del comprador. El sistema se comunica con la AFIP para determinar su condición fiscal.
¿Qué monedas tiene habilitadas el plugin?
- Actualmente, el plugin solo factura ventas en pesos argentinos.
¿Cómo el plugin gestiona las alícuotas?
- El plugin factura los productos por defecto con un IVA del 21%. Si algún producto tiene una alícuota distinta, solo necesitas asignarle la correcta dentro de tu tienda WooCommerce.
Para poder facturar con el plugin, ¿son obligatorios los campos Tipo de Documento, Documento y Localidad en el checkout?
- Sí, el plugin agrega estos campos como obligatorios. Sin embargo, como es código abierto, puedes modificarlo para adaptarlo a tus necesidades. Si no tienes experiencia en desarrollo, te recomendamos consultar a un profesional.
¿Hay algún requerimiento técnico para el funcionamiento del plugin?
- Sí, es necesario que el servidor en el que esté instalado el plugin tenga habilitado el protocolo SOAP.
Otra alternativa para automatizar la facturación en WooCommerce
Explorar la disponibilidad de integraciones entre tu herramienta de facturación y plataformas como Zapier o Make puede abrir un mundo de posibilidades para la automatización de procesos. Estas herramientas permiten crear conexiones entre diferentes aplicaciones y servicios de manera sencilla y sin necesidad de conocimientos de programación, lo que las convierte en una opción ideal para optimizar la eficiencia de tu negocio.
Si tu herramienta de facturación ofrece un complemento en Zapier o Make, puedes aprovecharlo para integrarla con WooCommerce y automatizar tareas como la generación de facturas, el seguimiento de pedidos y el envío de notificaciones. Esta integración te permite sincronizar automáticamente los datos entre ambas plataformas, eliminando la necesidad de intervención manual y reduciendo el riesgo de errores.
Por otro lado, si tu herramienta de facturación no cuenta con una integración directa con Zapier o Integromat, aún puedes aprovechar la automatización utilizando AutomatorWP. Este plugin para WordPress ofrece un amplio abanico de funcionalidades para automatizar acciones en tu sitio web, incluyendo WooCommerce. Puedes combinar las capacidades de AutomatorWP con su complemento de Webhooks para crear conexiones personalizadas y luego conectarlas con Zapier o Integromat.
El enfoque «no-code» de estas herramientas significa que puedes diseñar y configurar flujos de trabajo complejos sin necesidad de escribir una sola línea de código. Esto te brinda una gran flexibilidad para personalizar tus procesos de automatización según las necesidades específicas de tu negocio. Con la combinación adecuada de herramientas y servicios, puedes optimizar la eficiencia operativa de tu negocio y liberar tiempo para centrarte en tareas más estratégicas.
Resumen:
Agregar un recibo o factura en formato PDF a tus pedidos de WooCommerce es una práctica que añade valor y profesionalismo a tu tienda online. Además de mejorar la experiencia del cliente, te permite automatizar un proceso que de otra manera consumiría una cantidad significativa de tiempo y recursos.
Si bien existen varias alternativas de plugins para lograr esto, una opción popular es WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips. Este plugin ofrece la funcionalidad de adjuntar automáticamente recibos o facturas en formato PDF a los pedidos de WooCommerce. Incluso cuenta con una versión premium que ofrece características adicionales para aquellos que requieren funcionalidades más avanzadas.
En el contexto específico de Argentina, una integración recomendada es Facturante. Esta solución está diseñada para cumplir con los requisitos fiscales locales y permite generar facturas electrónicas de manera automática en WooCommerce. La integración con Facturante agrega una capa adicional de eficiencia al proceso de facturación, asegurando que tus documentos cumplan con las regulaciones fiscales vigentes en el país.
Aunque hay opciones premium disponibles, muchos negocios en línea que operan en WooCommerce encuentran que la combinación de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips junto con la integración de Facturante es más que suficiente para cubrir sus necesidades de facturación y empaque.
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