BookStack es una herramienta sencilla que permite organizar la documentación de cualquier organización de manera segura y auto alojada. Esta plataforma ayuda a construir una wiki en la que los miembros autorizados de la organización puedan generar y modificar el contenido.
BookStack organiza la información en diversos niveles de jerarquía, y busca funcionar como una «pila de libros» (book stack, en inglés). Pueden crearse libros (lo ideal es generar uno por cada temática), que incluirán páginas y/o capítulos. Los libros y capítulos ayudan a construir los niveles de importancia de la información, actuando como categorías. Es una excelente alternativa de código abierto a Confluence o a Microsoft Teams Wiki.
BookStack está construido con PHP sobre el framework Laravel. Está liberado bajo la licencia del MIT, tiene más de 12.000 estrellas y 1.7k forks en GitHub. Sus requerimientos para instalación son PHP 8.0.2 o superior, MySQL o MariaDB, Git version control, Composer, y un servidor web compatible con PHP. Se puede instalar en servidores cloud Linux, como Ubuntu, Fedora, Debian, etc. También puede montarse sobre contenedores Docker. No es compatible para instalarse en servidores compartidos.
Características de BookStack
- Gestión de la Documentación:
Proporciona un sistema estructurado para organizar y gestionar la documentación de la empresa. Esto es crucial para mantener un flujo de trabajo eficiente y asegurar que la información crítica esté fácilmente accesible. - Colaboración:
Facilita la colaboración entre equipos y departamentos al permitir a los usuarios crear, editar y revisar documentos de manera conjunta. Esto es especialmente valioso para proyectos en los que múltiples personas deben contribuir a la creación y actualización de contenido. - Control de Versiones:
Incluye funciones de control de versiones, lo que significa que se pueden realizar cambios en la documentación sin perder la información anterior. Esto es esencial para rastrear los cambios, revertir a versiones anteriores si es necesario y mantener un historial claro de la documentación. - Personalización:
Es altamente personalizable, lo que permite adaptar la plataforma según necesidades específicas. Se pueden definir estructuras de documentos, establecer permisos de acceso y personalizar la apariencia para que se ajuste a la imagen corporativa. - Seguridad:
Ofrece funciones de seguridad, como control de acceso basado en roles y permisos, para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información sensible. - Búsqueda Eficiente:
Con capacidades de búsqueda avanzadas, BookStack facilita la localización rápida de información. Esto es crucial cuando se manejan grandes cantidades de documentación y se necesita acceder a datos específicos de manera rápida y eficiente. - Escalabilidad:
A medida que una empresa crece, la cantidad de información que necesita gestionar también aumenta. BookStack es escalable y puede adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa a medida que evoluciona con el tiempo. - Código Abierto:
Ser una plataforma de código abierto significa que las empresas pueden personalizar y extender BookStack según sus propias necesidades sin depender completamente de un proveedor externo. También implica que puede revisarse todo el código para asegurar que no existe la posibilidad de filtraciones de información o malware. Además, el soporte activo de la comunidad puede ser beneficioso.
Por qué es importante que las empresas tengan documentación interna
La documentación interna es esencial para el funcionamiento eficiente y efectivo de una empresa. Algunas de las razones por las que las organizaciones deben contar con documentación interna son:
- Transferencia de Conocimiento y Eficiencia:
La documentación interna permite la transferencia de conocimiento dentro de la organización. Permite que los empleados compartan sus conocimientos y experiencias, asegurando que la información crítica no se pierda cuando un empleado abandona la empresa o cambia de posición. Por otro lado, contribuye a la eficiencia operativa al proporcionar acceso rápido a la información que los empleados necesitan para realizar sus tareas. Esto reduce la dependencia de la comunicación verbal y evita la duplicación de esfuerzos. - Procesos de inducción y capacitación:
La documentación interna es valiosa para la orientación de nuevos empleados. Proporciona información sobre políticas, procedimientos, estructura organizativa, metas y otros aspectos clave de la empresa, ayudando a los nuevos miembros del equipo a integrarse más rápidamente. - Consistencia y Estándares:
La documentación interna establece estándares y procesos consistentes en toda la organización. Esto es crucial para garantizar que todos los empleados comprendan y sigan las políticas y procedimientos de manera uniforme. - Gestión de Riesgos y Resolución de Problemas:
La documentación interna puede incluir políticas y procedimientos relacionados con la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo. Además, sirve como una referencia valiosa durante la resolución de problemas. Proporciona información detallada sobre cómo abordar situaciones específicas y ayuda a los empleados a encontrar soluciones de manera más rápida y eficiente. - Mejora de Procesos:
La documentación interna permite a las empresas evaluar y mejorar continuamente sus procesos. Al documentar y revisar regularmente los procedimientos operativos, las empresas pueden identificar áreas de mejora y optimizar la eficiencia.
Qué es una wiki
Probablemente la palabra Wiki te resuene por Wikipedia, el mayor ejemplo de este tipo de plataformas. Una wiki es una plataforma de colaboración en línea que permite la creación, edición y organización de contenido de manera colectiva. A diferencia de otros sistemas de gestión de contenidos, las wikis son especialmente conocidas por su estructura de edición abierta, lo que significa que los usuarios pueden modificar fácilmente el contenido existente y agregar nuevo material sin necesidad de habilidades técnicas avanzadas. La palabra «wiki» proviene del hawaiano que significa «rápido», reflejando la capacidad de las wikis para facilitar cambios rápidos y colaborativos.
Una característica clave de las wikis es su capacidad para rastrear el historial de revisiones, lo que permite revertir a versiones anteriores y mantener un registro de todas las contribuciones. Estas plataformas son comúnmente utilizadas para crear bases de conocimiento, documentación interna, manuales colaborativos, y cualquier otro tipo de contenido que beneficie de la contribución y revisión continua por parte de un grupo de usuarios.
¿BookStack le sirve a mi empresa?
Cualquier organización puede beneficiarse con una plataforma para documentación como BookStack, especialmente porque es de código abierto. Como decíamos más arriba, es una excelente alternativa a Confluence y Microsoft Teams Wiki. Puede verse su funcionamiento en la demo de BookStack, lo cual es una buena forma de probar si responde a las necesidades de la organización.
